ร้อยละ 80 ของลูกค้าที่เริ่มทำธุรกิจใหม่ ปัญหาที่พบจะเป็นเรื่องของเอกสารที่ใช้ในสำนักงาน  โดยเฉพาะ “เอกสารใบกำกับภาษี หรือ เอกสารออกเป็นชุด” 
ที่อาจจะยังไม่ถูกต้องทั้งหมด จากปัญหาเหล่านี้  "บริษัท ไฮเดน กรุ๊ป ปริ๊น แอนด์ มีเดีย จำกัด" เราจึงใส่ใจและให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เพราะถ้าเอกสารที่ออกจากบริษัทท่านเป็นเอกสารที่ตกหล่น หรือ ผิดๆ ถูกๆ ก็จะทำให้ลูกค้าลดความน่าเชื่อถือลงได้ ดังนั้น ไม่ว่าท่านจะสั่งงานกับเราหรือไม่ ทางเราก็ยินดีให้คำปรึกษาค่ะ

สาระความรู้เกี่ยวกับ “ใบกำกับภาษี หรือ เอกสารออกเป็นชุด”

1. เอกสารออกเป็นชุด หมายถึง เอกสารที่พิมพ์ หรือ ปริ้น 1 ครั้ง ข้อความทุกแผ่นจะเหมือนกัน จะแตกต่างกันที่
หัวเอกสาร และ สาระบางจุดเท่านั้น เช่น P1 ใบเสร็จรับเงิน P2 สำเนาใบเสร็จ รับเงิน P3 ต้นฉบับใบกำกับภาษี P4 สำเนาใบส่งของ P5 ใบส่งของ / ใบแจ้งหนี้ P6 สำเนาใบส่งของ / สำเนาใบกำกับภาษี

2. กรณีที่หัวเรื่องเดียวกัน เราจะไม่เรียกว่าเอกสารออกเป็นชุด เช่น P1 ใบเสร็จรับเงิน P2 สำเนาใบเสร็จรับเงิน หรือ P1 ใบกำกับภาษี P2 สำเนาใบกำกับภาษี P3 สำเนาใบกำกับภาษี เอกสารดังกล่าวเราจะเรียกตามชื่อเอกสารเลย โดยเวลาพิมพ์ไม่จำเป็นต้องใส่คำว่า ต้นฉบับ หรือ สำเนา เพราะต้นฉบับคือแผ่นแรกอยุ่แล้ว และสำเนาคือแผ่นที่อยู่รองลงไป การกดทับของรอยปากกา หรือ หัวเข็ม Printer เป็นรอยสำเนาอยู่แล้ว ฉะนั้นในระบบการสั่งพิมพ์ก็ไม่จำเป็นต้องทำ Film ทำ Pleat เพิ่ม ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย

3. รูปแบบ จะเป็นแบบเล่ม หรือ แบบกระดาษต่อเนื่องก็ได้

4. กระดาษที่ใช้จะนิยมเป็นกระดาษเคมี ทางเราใช้กระดาษ OJI เกรด A เท่านั้น เนื่องจากสำเนาจะคมชัดและเก็บได้นานกว่าและเคมีไม่แตกตัว

5. หัวใจหลักของเอกสารออกเป็นชุด คือ ทุกแผ่นจะมีคำว่า ไม่ใช่ใบกำกับภาษี ยกเว้น แผ่นที่เป็น “ต้นฉบับใบกำกับภาษี” สำหรับทำภาษีซื้อ และ 
“สำเนาใบกำกับภาษี” สำหรับทำภาษีขาย

6. เอกสารออกเป็นชุดที่นิยม ดังนี้

 
การจัดทำใบกำกับภาษี

1. ผู้ประกอบการจดทะเบียนทั่วไป มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ซึ่งใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปจะต้องมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้ (มาตรา 86/4)

     1.1 คำว่า “ใบกำกับภาษี”

     1.2 เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายสินค้าหรือให้บริการ

     1.3 ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ขายสินค้าหรือให้บริการ

     1.4 ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ขายสินค้าหรือรับบริการ

     1.5 หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีและหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)

     1.6 วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี

     1.7 ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณและมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ

     1.8 จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ โดยให้แยกออกจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการให้ชัดแจ้ง

กรณีที่มีการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ และผู้ประกอบการจดทะเบียนได้ออกใบกำกับภาษี / ใบส่งของ อยู่ในฉบับเดียวกัน โดยส่งมอบสำเนาใบกำกับภาษี / ใบส่งของให้กับผู้ซื้อพร้อมกับการส่งมอบสินค้า ส่วนต้นฉบับของใบกำกับภาษี / ใบส่งของ จะส่งมอบให้กับผู้ซื้อต่อเมื่อได้รับชำระราคาค่าสินค้า กรณีนี้ถือว่ามิได้ปฏิบัติให้ถูกต้องตามกฏหมาย ซึ่งกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องส่งมอบต้นฉบับของใบกำกับภาษี (เอกสารฉบับแรก) ให้กับผู้ซื้อเมื่อมีการส่งมอบสินค้าสำเนาใบกำกับภาษี / ใบส่งของที่ผู้ซื้อได้รับ ผู้ซื้อจะนำไปใช้เป็นหลักฐานในการขอหักภาษีซื้อไม่ได้ ในทางปฏิบัติ หากผู้ประกอบการต้องการเก็บต้นฉบับใบส่งของไว้เพื่อเป็นหลักฐานในการฟ้องคดี กรณีผู้ซื้อไม่ชำระราคาค่าสินค้า ผู้ประกอบการควรออกใบกำกับภาษีและใบส่งของอยู่ในเอกสารชุดเดียวกัน โดยถือปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับการออกใบกำกับภาษีแบบเป็นชุดก็ได้

2. ใบกำกับภาษีที่มีลักษณะเป็นแบบเอกสารออกเป็นชุด

ในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีความประสงค์จะออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปรวมกับเอกสารการค้าอื่น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ ซึ่งมีจำนวนหลายฉบับในชุดเดียวกัน และใบกำกับภาษีไม่ใช่เอกสารฉบับแรก ให้ปฏิบัติดังต่อไปนี้

     2.1 เอกสารฉบับแรกของเอกสารชุดดังกล่าว หรือในเอกสารฉบับอื่นที่มิใช่ฉบับแรก แต่เป็นต้นฉบับของเอกสารฉบับอื่นใดก็ตาม ซึ่งมิใช่ฉบับที่เป็น
          ใบกำกับภาษี จะต้องมีข้อความว่า “ไม่ใช่ใบกำกับภาษี” ไว้ในเอกสารฉบับนั้นด้วย

     2.2 ในเอกสารทุกฉบับของเอกสารชุดดังกล่าว จะต้องมีข้อความว่า “เอกสารออกเป็นชุด” ไว้ด้วย

     2.3 ในเอกสารฉบับที่ถือว่าเป็นสำเนาของเอกสารฉบับอื่นจะต้องมีข้อความว่า “สำเนา” ไว้ทุกฉบับ

ข้อความตาม 2.1 ถึง 2.3 ดังกล่าวข้างต้น จะต้องตีพิมพ์ขึ้นหรือจัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฉบับ จะประทับด้วยตรายาง เขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือกระทำให้ปรากฏขึ้นด้วยวิธีการอื่นในลักษณะทำนองเดียวกันไม่ได้

3. กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการหลายแห่ง และสถานประกอบการที่มิใช่สำนักงานใหญ่ ได้นำใบกำกับภาษีของสถานประกอบการที่เป็นสำนักงานใหญ่ไปส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือการให้บริการ จะต้องมีข้อความว่า “สาขาที่ออกใบกำกับภาษีคือ…..” ไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว โดยข้อความดังกล่าวจะตีพิมพ์ จัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ประทับด้วยตรายางเขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือทำให้ปรากฏขึ้นด้วยวิธีการอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกันก็ได้

4. กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียน ซึ่งประกอบกิจการสถานบริการน้ำมัน ได้ขายน้ำมันเชื้อเพลิงหรือได้ขายสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับรถยนต์ ที่ต้องจดทะเบียนตามกฏหมายว่าด้วยรถยนต์จะต้องระบุ “เลขทะเบียนรถยนต์” ไว้ในใบกำกับภาษี โดยข้อความดังกล่าวจะตีพิมพ์ จัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ประทับด้วยตรายาง เขียนด้วยหมึกพิมพ์ดีด หรือทำให้ปรากฏขึ้นด้วยวิธีการอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกันก็ได้

5. กรณีของการฝากขายสินค้าตามสัญญาการตั้งตัวแทนเพื่อขายสินค้า ซึ่งตัวการและตัวแทนเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตราร้อยละ 10 หรือร้อยละ 0 และทำสัญญาตั้งตัวแทนเพื่อขายสินค้า โดยตัวการได้ส่งมอบสัญญาให้แก่เจ้าพนักงานสรรพากรภายใน 15 วัน นับแต่วันทำสัญญาตั้งตัวแทน เมื่อตัวแทนได้ขายสินค้าให้กับผู้ซื้อตัวแทนต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปในนามของตัวการ โดยตัวแทนต้องระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนด้วย

6. กรณีได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากร ให้ออกใบกำกับภาษีเป็นหน่วยเงินตราต่างประเทศ จะต้องระบุอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นเงินตราไทยไว้ในใบกำกับภาษี โดยอัตราแลกเปลี่ยนดังกล่าวจะต้องตีพิมพ์ จัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ประทับด้วยตรายาง เขียนด้วยหมึก หรือวิธีการอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกันก็ได้ (อัตราแลกเปลี่ยนให้ใช้อัตราอ้างอิงประจำวันที่ธนาคารแห่งประเทศไทยประกาศไว้เป็นอัตราแลกเปลี่ยนของวันถัดไป ตามมาตรา 9 แห่งประมวลรัษฎากร)